OKR vs KPI – która metoda zarządzania celami jest lepsza dla MŚP?

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) muszą stale dostosowywać swoje strategie zarządzania, aby osiągać cele i skutecznie rozwijać się na konkurencyjnym rynku. Dwie najpopularniejsze metody zarządzania celami to OKR (Objectives and Key Results) oraz KPI (Key Performance Indicators). W artykule porównamy te dwa podejścia i spróbujemy odpowiedzieć na pytanie, która metoda zarządzania celami jest lepsza dla MŚP.

1. Czym są OKR i KPI?

OKR – Cele i Kluczowe Rezultaty

OKR (Objectives and Key Results) to system zarządzania, który koncentruje się na wyznaczaniu ambitnych celów (Objectives) oraz mierzeniu ich realizacji za pomocą kluczowych rezultatów (Key Results). Cele są zazwyczaj odważne, aspiracyjne, a ich realizacja ma przynieść znaczne zmiany w funkcjonowaniu firmy. Kluczowe rezultaty służą do mierzenia postępów w realizacji celów i są konkretnymi, mierzalnymi wskaźnikami.

Przykład OKR dla MŚP:

• Cel: Zwiększyć rozpoznawalność marki na rynku.
• Kluczowe rezultaty:
  • Uzyskać 10 000 nowych obserwujących na mediach społecznościowych.
  • Zwiększyć ruch na stronie internetowej o 50%.
  • Zrealizować 3 kampanie marketingowe do końca kwartału.

KPI – Kluczowe Wskaźniki Efektywności

KPI (Key Performance Indicators) to mierniki, które służą do monitorowania efektywności i wyników określonych działań lub procesów. W przeciwieństwie do OKR, KPI mają charakter bardziej operacyjny i skupiają się na monitorowaniu bieżących wyników firmy. KPI często koncentrują się na mierzeniu efektywności realizacji określonych celów lub procesów, jak np. wzrost sprzedaży, rentowność czy satysfakcja klienta.

Przykład KPI dla MŚP:

• KPI: Wzrost sprzedaży o 10% w kwartale.
• KPI: Zmniejszenie kosztów operacyjnych o 5%.

2. Zalety i wady OKR i KPI

Zalety OKR

1. Skupienie na ambitnych celach: OKR motywują pracowników do realizacji ambitnych i przełomowych celów, które mogą mieć duży wpływ na rozwój firmy.
2. Elastyczność i adaptacja: Cele mogą być dostosowywane w zależności od zmieniających się warunków biznesowych.
3. Jasne kierunki: OKR wyznaczają konkretne priorytety, które koncentrują się na kluczowych obszarach działalności firmy.

Wady OKR

1. Skupienie na ambicji: Ustalanie zbyt ambitnych celów może prowadzić do frustracji, jeśli nie są one realistyczne do osiągnięcia.
2. Częstsza aktualizacja: OKR wymagają regularnej oceny i aktualizacji, co może generować dodatkowe obciążenie organizacyjne.

Zalety KPI

1. Skupienie na bieżących wynikach: KPI pomagają śledzić kluczowe wskaźniki efektywności w czasie rzeczywistym, co ułatwia zarządzanie operacyjne.
2. Precyzyjne mierniki: KPI są konkretne, łatwe do zrozumienia i mogą być szybko wdrażane w procesach biznesowych.
3. Łatwość monitorowania: KPI można stosunkowo łatwo monitorować i dostosowywać, co pozwala na bieżącą kontrolę efektywności.

Wady KPI

1. Ograniczenie innowacyjności: Skupienie się na bieżących wynikach może ograniczać kreatywność i ambicję pracowników, gdyż KPI zazwyczaj są bardziej konserwatywne.
2. Brak koncentracji na długofalowych celach: KPI często koncentrują się na krótkoterminowych wynikach, co może utrudniać realizację długoterminowej strategii rozwoju.

3. Kiedy warto wybrać OKR, a kiedy KPI?

OKR – Idealne dla firm nastawionych na innowacje i rozwój

System OKR jest idealny dla MŚP, które chcą wyznaczać odważne cele i dążyć do ciągłego wzrostu. Jest to narzędzie szczególnie przydatne w firmach technologicznych, startupach lub przedsiębiorstwach, które stawiają na innowacyjność. OKR pozwalają zespołom na wyznaczanie strategicznych celów i skupienie się na priorytetach, które mają największy wpływ na rozwój firmy.

KPI – Odpowiednie dla firm skoncentrowanych na operacjach

KPI są idealnym narzędziem dla firm, które koncentrują się na stabilizacji i optymalizacji działań. W MŚP, gdzie kluczowa jest kontrola kosztów, rentowności i efektywności operacyjnej, KPI pomagają monitorować i kontrolować kluczowe procesy, takie jak sprzedaż, obsługa klienta czy logistyka.

4. OKR i KPI w praktyce – Możliwa kombinacja?

Choć OKR i KPI to dwa różne podejścia, nie muszą się wykluczać. Wręcz przeciwnie, mogą się wzajemnie uzupełniać. OKR mogą być wykorzystywane do wyznaczania strategicznych celów firmy, podczas gdy KPI mogą służyć jako wskaźniki efektywności operacyjnej. Na przykład, KPI mogą monitorować codzienną wydajność, a OKR mogą napędzać firmę w kierunku długoterminowego wzrostu i innowacji.

Przykład integracji OKR i KPI:

• OKR: Zwiększenie zadowolenia klienta o 20% w ciągu roku.
• KPI: Skrócenie czasu reakcji na zapytania klientów do 2 godzin.

5. Która metoda jest lepsza dla MŚP?

Nie ma jednej, uniwersalnej odpowiedzi na pytanie, która metoda jest lepsza dla MŚP. Wybór zależy od specyfiki firmy, jej celów i branży. Jeśli firma jest nastawiona na innowacje i dynamiczny rozwój, system OKR może okazać się lepszym rozwiązaniem. Z kolei dla firm, które skupiają się na optymalizacji procesów i kontroli wyników operacyjnych, KPI będą bardziej odpowiednie.

Podsumowanie

Zarówno OKR, jak i KPI mają swoje miejsce w zarządzaniu celami w MŚP. OKR sprawdzają się tam, gdzie liczy się innowacyjność i długoterminowy rozwój, natomiast KPI są idealne do monitorowania bieżących wyników i utrzymywania operacyjnej stabilności. W praktyce wiele firm może z powodzeniem łączyć obie te metody, aby osiągnąć zarówno krótko- jak i długoterminowe cele.

Kluczowe jest, aby dopasować wybraną metodę do specyficznych potrzeb firmy oraz jej strategii rozwoju.

Źródła:

• John Doerr, Measure What Matters: How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs, Penguin Random House, 2018.
• Harvard Business Review, What Are OKRs? A Guide to Setting Objectives and Key Results, 2021.
• Gartner, Using KPIs to Drive Business Performance, 2020.
• McKinsey & Company, The Role of KPIs in Performance Management Systems, 2019.
• Forbes, OKRs vs KPIs: How to Use Them Together for Better Business Outcomes, 2022.
• HubSpot, How OKRs and KPIs Can Coexist in Your Business Strategy, 2021.